Wenn das Werkzeug zum Selbstzweck wird

In meiner langen Tätigkeit in der Projektarbeit habe ich viel gelernt, manches wieder vergessen und später vieles wieder aufgefrischt.

Dabei ist mir mit der Zeit aufgefallen, dass manche Methoden und Werkzeuge nur sehr oberflächlich vermittelt wurden – oder dass ich sie schlicht falsch verstanden hatte.

Ein Beispiel dafür sind die Werkzeuge zur Fehler- und Ursachenanalyse.

In meiner beruflichen Laufbahn bin ich einmal einem Manager begegnet, der bei nahezu jedem auftretenden Problem die Erstellung eines Ishikawa-Diagramms gefordert hat.

Es war nicht immer das richtige Werkzeug für die jeweilige Fragestellung. Trotzdem wurde die Wahl des Werkzeugs kaum hinterfragt. Ishikawa war eben das Werkzeug, das man für Probleme verwendete.

Dabei musste ich selbst feststellen, dass das Erstellen eines guten Ishikawa-Diagramms deutlich schwieriger ist, als es in einer Schulung zunächst vermittelt wird.

Wobei „Schulung“ vielleicht sogar das falsche Wort ist. Das Werkzeug wurde vorgestellt, das Konzept wurde erklärt – aber wirklich trainiert wurde es nicht.

Und genau hier liegt für mich ein interessanter Punkt im Projektmanagement:

Es gibt unzählige Werkzeuge, Methoden und Techniken, die uns dabei helfen können, Projekte erfolgreich zu steuern. Aber ein Werkzeug ist immer nur so gut wie sein sinnvoller Einsatz.

Entscheidend ist daher nicht nur die Frage:

„Welches Werkzeug kenne ich?“

Sondern vor allem:

„Welches Werkzeug brauche ich – und ist jetzt der richtige Zeitpunkt, es einzusetzen?“

Denn sonst besteht die Gefahr, dass am Ende etwas gemacht wird, nur damit etwas gemacht wurde. Ein Dokument wird erstellt, eine Methode angewendet, eine Checkliste ausgefüllt – und alle sind beschäftigt.

Ich nenne das gerne „Papierbefriedigung“.

Das Ergebnis sieht dann zwar nach professionellem Projektmanagement aus, bringt das Projekt aber keinen Schritt weiter. Im schlimmsten Fall wird sogar am eigentlichen Problem vorbeigearbeitet und der Fokus auf die falschen Punkte gelegt.

Genau darum soll es in diesem Blog gehen.

Ich möchte verschiedene Werkzeuge aus dem Projektmanagement genauer betrachten: ihre Hintergründe, ihre Funktionsweise und vor allem ihren sinnvollen Einsatz.

Dabei geht es mir nicht darum, Methoden aus Lehrbüchern einfach zu wiederholen.

Ich möchte zeigen, wofür ein Werkzeug gedacht ist, wann es sinnvoll eingesetzt werden kann, wann vielleicht ein anderes Werkzeug besser geeignet ist – und wo die Grenzen liegen.

Denn Projektmanagement-Werkzeuge sind keine Gesetze.

Sie sollen uns helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und Projekte erfolgreicher zu machen.

Sie sind Mittel zum Zweck – nicht der Zweck selbst.